Tout savoir sur la GEC !

La GEC est un sigle qui se définit comme la Gestion Electronique du Courrier. C’est une activité qui est généralement employée dans les organisations. Elle se fait de plus en plus présente dans certaines entreprises. En quoi consiste réellement la GEC ? Ce contenu vous fournit l’essentiel à connaître sur cette activité. 

Définition de la GEC

La Gestion Electronique du Courrier est un moyen moderne permettant de traiter les courriers de manière numérique. Elle se charge de numériser tous les courriers papier aux fins de mieux les conserver tout comme les courriers électroniques. La GEC fonctionne en plusieurs étapes à savoir la conservation, le traitement et la distribution de ces courriers. Pour en savoir plus,visitez ici

Cette gestion prend en compte tous les courriers, qu’ils soient entrants, internes ou sortants. Qu’en est-il de son fonctionnement ?

Fonctionnement de la GEC 

La GEC possède un certain nombre d’outils. Ils servent à la messagerie, à l’édition et à la numérisation des courriers. La Gestion Electronique du Courrier se charge de la réunion de tous les documents qui entrent par toute boîte électronique de réception. 

Cette activité de correspondance est souvent liée à des organisations pour une meilleure harmonisation de son fonctionnement et une bonne collaboration avec ses partenaires. Ce système de gestion présente donc de nombreux avantages. 

Virtualisation des courriers 

La Gestion Electronique du Courrier facilite la gestion de ces fichiers. Elle les rend virtuels et donc faciles à conserver. En version papier, les courriers peuvent s’égarer très facilement et sont difficiles à conserver pendant longtemps contrairement aux données électroniques. De plus, la circulation des informations est beaucoup plus fluide. Dématérialisé, il est plus aisé de transférer des courriers, d’en recevoir ou d’en faire passer au sein de l’organisation. 

Les réponses aux clients sont automatisées et s’exécutent en un temps record. Ces avantages de la GEC améliorent considérablement la relation d’une organisation avec son client. D’autres avantages sont à prendre en compte également.

Amélioration du traitement des courriers

Une organisation qui fait usage de la GEC pour la gestion de ces courriers garantit une bonne traçabilité de ses échanges. Ce système de gestion est efficace en ce qui concerne l’archivage de ces derniers. Elle améliore le traitement des courriers grâce à ses fonctionnalités d’indexation et de tri. Avec l’indexation automatique, la distribution des courriers se fait instantanément aux personnes concernées. 

Pour éviter de mettre en attente un partenaire, la Gestion Electronique du Courrier vous permet de programmer un système d’alerte. Ces alertes ont pour rôle de rappeler la lecture d’un courrier et de rappeler à l’organisation la réponse à un courrier. Elle offre aussi la possibilité de faire joindre un courrier de commentaires. 

Comment s’y prendre avec la GEC ?

Pour choisir l’outil idéal pour la gestion électronique du courrier, il est vivement conseillé de rédiger d’abord le cahier de charges. La rédaction de ce cahier de charges permet de faire un bon choix de l’outil informatique à utiliser. Pour rédiger ledit cahier, l’organisation devra passer par l’équipe chargée de la GEC pour une meilleure réalisation. 

Parmi les différents outils pour le Gestion Electronique du Courier, nous pouvons citer : 

BlueXML

Novadys

Zeendoc

Edissyum

Il ‘agit là des plus connus.